Come massimizzare l’efficienza di trattamento della corrispondenza

Come massimizzare l’efficienza di trattamento della corrispondenza

05/31/2018

La gestione manuale della posta in uscita può richiedere molto tempo e risultare inefficiente, con uno spreco di ore in coda all’ufficio postale. Le aziende che continuano ad affidarsi ai francobolli sono inoltre più esposte ai rischi connessi all’applicazione di affrancature errate. Le macchine affrancatrici rappresentano un modo efficace per risparmiare tempo e potenzialmente anche costi grazie a un trattamento rapido ed efficiente della corrispondenza. Le affrancatrici possono inoltre offrire informazioni che contribuiscono a migliorare la gestione della posta in uscita e massimizzare i risparmi.

La maggior parte delle aziende che utilizzano un’affrancatrice indicherebbe con ogni probabilità il risparmio di tempo come il principale vantaggio di questa soluzione. Si tratta certamente di uno dei motivi principali che spingono ad abbandonare i processi di trattamento della posta interamente manuali; la soluzione, tuttavia, offre anche altri vantaggi.

Affrancatura intelligente

Un’affrancatrice permetta non solo di risparmiare il tempo che verrebbe trascorso all’ufficio postale, ma anche di risparmiare tempo a livello aziendale nella fase preliminare del processo. Le affrancatrici consentono di trattare elevati volumi di posta di diverse dimensioni e peso in maniera rapida, riducendo il tempo che altrimenti verrebbe dedicato allo smistamento della posta per l’affrancatura.
Pesando la posta con precisione, l’affrancatrice assicura inoltre il pagamento dell’affrancatura corretta; senza questa soluzione, si corre il rischio di applicare un’affrancatura eccessiva, spendendo così più del dovuto. Un altro vantaggio significativo è la possibilità di stampare loghi e altre informazioni sulle buste contestualmente all’affrancatura. Questo sistema permette non solo di identificare chiaramente l’azienda mittente della corrispondenza, ma anche di rafforzarne il brand, trasmettendo inoltre un messaggio specifico se lo si desidera. 

Rapporti dettagliati di spesa

La gestione della posta in uscita non termina quando la corrispondenza lascia fisicamente l’azienda. Esiste infatti la possibilità di imparare e migliorare continuamente, proprio grazie alle affrancatrici intelligenti, che contengono informazioni su quanto si è speso, sui tipi di corrispondenza e sulle divisioni mittenti dell’azienda. Ad esempio, permettono di identificare la posta di prima classe. Se per caso si individua della corrispondenza superflua, si concretizza un’opportunità di risparmio sui costi.

A partire dai rapporti dettagliati di spesa, l’affrancatura può essere imputata correttamente all’interno dell’azienda, risparmiando così molto tempo e fatica nella conciliazione dei costi. Inoltre, questa soluzione semplifica l’addebito delle spese ai clienti in caso di corrispondenza inviata per loro conto. Senza un registro digitale, ottenere le informazioni necessarie per supportare queste attività può risultare un processo lungo e complicato.

Per le aziende che utilizzano un software di contabilità, è altresì opportuno immettere le informazioni direttamente dall’affrancatrice per automatizzare ulteriormente il monitoraggio delle spese. La messa in relazione dei sistemi e la semplificazione della rendicontazione in questo senso può migliorare l’operatività aziendale, ottimizzare i risparmi potenziali e ridurre al minimo gli errori.

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