La precisione è un elemento essenziale della comunicazione con i clienti

La precisione è un elemento essenziale della comunicazione con i clienti

04/24/2018

Tutte le aziende desiderano comunicare con successo e ciò significa inviare ai clienti messaggi sul loro canale preferito al momento giusto.

Sembra una cosa facile ma invece non lo è affatto. Oggi le aziende hanno molte possibilità per contattare i clienti, inclusa la posta fisica e un’ampia gamma di canali digitali, come le e-mail, ad esempio. Utilizzare correttamente ed efficacemente tutti questi canali è un’impresa ardua. Inoltre, i clienti hanno le loro preferenze in materia di canali e vogliono essere contattati nella modalità da loro prescelta... Insomma, l’invio manuale di messaggi efficaci e senza errori è tutt’altro che facile!

Tuttavia riuscire in questa impresa è fondamentale, in quanto la precisione ricopre un ruolo primario nella comunicazione: per ragioni di privacy e sicurezza, i documenti devono sempre arrivare al destinatario giusto. Infatti, se un messaggio contenente informazioni riservate o personali fosse recapitato al destinatario sbagliato, ciò costituirebbe una grave violazione della privacy dei dati.

Per le aziende, quindi, l’accuratezza è un elemento essenziale per il successo delle comunicazioni. Inviare le informazioni sbagliate al destinatario sbagliato nuoce alla reputazione dell’azienda. I clienti desiderano essere riconosciuti e ricevere messaggi personalizzati. Innanzitutto, occorre rivolgersi al cliente nel modo giusto, senza dimenticare di personalizzare il messaggio al fine di suscitare la sua fiducia.

Passare dal manuale al digitale: come migliorare la precisione delle comunicazioni tramite gli strumenti digitali

Di solito, più le aziende crescono, più canali di comunicazione usano (fisici, digitali, ecc.). Se questi canali non sono coordinati correttamente fin dall’inizio, potrebbe risultare difficile garantire una comunicazione precisa. Gestire più canali, infatti, prende molto tempo e il rischio di fare errori è elevato.   

La modifica manuale di documenti e la loro ri-formattazione per l’invio multi-canale (posta fisica, e-mail, ecc.) è un processo lungo e rischioso. Il rischio maggiore è quello di inviare un messaggio sbagliato al destinatario sbagliato, cosa che inasprirebbe la relazione con i clienti e nuocerebbe alla reputazione dell’azienda. La precisione è dunque fondamentale per la protezione dei dati e per preservare il buon nome dell’organizzazione.
 
L’automatizzazione
aiuta le aziende a comunicare con successo: non solo migliora l’accuratezza e l’efficienza degli invii, ma consente anche di personalizzare i messaggi. Il software di output management si occupa della gestione delle comunicazioni e garantisce che ogni messaggio rispetti le preferenze del cliente.
 
Grazie a questo software, si possono automatizzare numerosi aspetti del processo di comunicazione, incluso l’indirizzamento, il che riduce notevolmente il rischio di commettere errori. Inoltre, il software permette una gestione centralizzata delle comunicazioni in modo da evitare la perdita, l’accavallamento o la duplicazione di informazioni.

Software di output management: come funziona?

Questo strumento di comunicazione digitale prepara gli invii tramite un sistema di gestione centralizzato accessibile a tutti i collaboratori grazie a un’interfaccia basata sul web.

Come funziona?

  1. Innanzitutto, i documenti vengono suddivisi per gruppi in base, ad esempio, alla loro tipologia
  2. Il software attribuisce un segno ottico (un codice a barre, per esempio) ai documenti in base alle informazioni che contengono. Questi codici a barre possono essere letti da un imbustatore, il che garantisce che ogni documento sia inviato al destinatario giusto
  3. Le impostazioni di invio vengono selezionate in base al tipo di documento.
  4. Il sistema invia i documenti preparati sui canali prescelti (posta fisica, e-mail, ecc.)

Sette modi in cui il software di output management può aiutare le aziende

Centralizzando ed automatizzando la gestione delle comunicazioni, il software consente di:

  1. Aumentare la soddisfazione dei clienti rispondendo alle loro esigenze, rispettando le loro preferenze e inviando messaggi personalizzati
  2. Migliorare la produttività grazie al risparmio di tempo realizzato sull’intero processo di gestione delle comunicazioni
  3. Ridurre i costi inviando per esempio più documenti insieme (meno spese di affrancatura) oppure preferendo le e-mail alla posta fisica (se il cliente è d’accordo)
  4. Migliorare la sicurezza in quanto il software filtra e assembla i documenti a seconda del destinatario, e protegge il contenuto di ogni messaggio grazie all’inserzione di codici a barre "smart"
  5. Collaborare meglio grazie a un sistema di gestione della comunicazione automatizzato e accessibile a tutti i collaboratori
  6. Ridurre gli errori che possono essere commessi gestendo le comunicazioni in modo manuale e non centralizzato
  7. Scalabile, si adatta alle esigenze delle aziende a mano a mano che crescono. 

Migliorare l’efficienza e l’esperienza cliente

Grazie al software di output management, le aziende possono generare engagement e personalizzare le comunicazioni destinate ai clienti. L’introduzione dell’automatizzazione nella creazione e nell’emissione di comunicazioni destinate ai clienti migliora l’accuratezza degli invii, contribuendo a garantire che il messaggio giusto sia inviato al destinatario giusto sul suo canale preferito al momento giusto.