August 1st, 2014

ARCISPEDALE SANTA MARIA NUOVA - REGGIO EMILIA

GESTIONE SICURA E SENZA ERRORI DEI REFERTI DI LABORATORIO

L’Azienda Ospedaliera Santa Maria Nuova di Reggio Emilia produce ed eroga prestazioni sanitarie ed assistenziali sia di base che di alta complessità. Si occupa di formazione, ricerca e innovazione per offrire servizi sempre più qualificati ai cittadini e per valorizzare le capacità e l’impegno dei professionisti che vi operano. I valori dell’azienda sono la qualità tecnico-professionale e organizzativa, la sicurezza delle prestazioni, dell’ambiente e dell’organizzazione. La Direzione sanitaria della struttura, fortemente orientata allo sviluppo e al miglioramento dei servizi offerti ai cittadini, si è posta la necessità di risolvere in tempi brevi il problema legato ai referti prodotti quotidianamente dal reparto analisi ed era in cerca di una soluzione efficace per ottimizzare la procedura di imbustamento di tali documenti.

 

L’azienda ospedaliera gestisce infatti attraverso il CUP (Centro Unico di Prenotazione), un volume di circa 900 referti in formato pdf, con firma digitale, ogni giorno. La prima problematica emersa è stata quella della gestione della destinazione dei referti che, in sede di prenotazione o successivamente, può differenziarsi nel senso che i pazienti possono richiedere la spedizione al proprio domicilio o il ritiro presso la sede ospedaliera. Conseguentemente i referti devono essere  gestiti sia con consegna allo sportello, che con spedizione all’indirizzo di consegna richiesto dal paziente. Per lo svolgimento di queste operazioni, erano impiegate dalle 6 alle 8 persone giornalmente.

 

LA SOLUZIONE NEOPOST

IL SOFTWARE PRINTMACHINE E IL MODULO MPPC ABBINATI ALL’IMBUSTATRICE DS-70 AUTOMATIZZANO IN SICUREZZA IL LAVORO DEL PERSONALE QUALIFICATO

 

La soluzione proposta da NEOPOST per l’azienda ospedaliera ASMN si basa sulla piattaforma di gestione documentale PrintMachine, che lavora partendo dai documenti (referti) in formato pdf. Attraverso il software Printmachine, che si integra con il sistema del CUP (Centro Unico di Prenotazione) già esistente, viene a crearsi continuità e fluidità nel processo di acquisizione e gestione dei dati.

 

In fase iniziale, PrintMachine  separa i referti da postalizzare da quelli che verranno consegnati a mano, predisponendo i documenti in due canali di uscita differenti; in particolare per i referti da postalizzare, Printmachine recupera l’indirizzo di spedizione (non presente sul referto) dal database del CUP e lo riporta su una pagina di cover che viene aggiunta ad ogni plico da spedire.

 

Al momento della stampa, che viene effettuata separatamente per i referti da postalizzare rispetto a quelli da consegnare a mano allo sportello, Printmachine raggruppa  tutti i referti aventi lo stesso destinatario in modo che vengano inseriti nella medesima busta e li stampa applicandovi il codice OMR/BARCODE. In seguito, grazie all’integrazione del modulo MPPC (Mail Piece Production Control), unito al controllo di sequenza applicato ai documenti, PrintMachine può verificare che tutti i referti stampati siano stati imbustati correttamente senza fogli mancanti o scambio di fogli, e qualora ci fosse un documento mancante è possibile segnalarlo direttamente e consentirne la ristampa immediata per procedere all’imbustamento.

 

 

 

 

 

Al fine di tutelare ulteriormente l’integrità dei referti, viene inserito un codice a barre bidimensionale sul primo foglio, contenente un ID univoco assegnato al plico. Questo codice viene letto da una telecamera posizionata all’uscita dell’imbustatrice Neopost DS-70 e confrontato con il barcode di ogni busta, verificando così, che ogni documento stampato venga effettivamente imbustato.

Grazie a questi dispositivi integrati è stato possibile fornire all’Arcispedale Santa Maria Nuova una soluzione completa per avere il controllo di tutto il processo di imbustamento, ovvero tracciare data e ora di tutte le operazioni effettuate, tra cui la stampa e l’imbustamento, nonché prendere nota di tutti i singoli destinatari di ogni referto, attraverso il report di fine processo del modulo MPPC.

La soluzione inoltre permette di inviare tutte le informazioni raccolte nei vari processi al sistema del CUP, che viene così aggiornato in tempo reale, evitando il data entry manuale da parte degli operatori, operazione che potrebbe generare errori. 

La soluzione ideata da NEOPOST per l’Arcispedale Santa Maria Nuova si è rivelata decisamente risolutiva per la struttura ospedaliera, sia a livello di efficienza generale (passaggio da 6/8 persone impegnate 3 ore al giorno a 2 persone impegnate 1 ora al giorno) sia per la riservatezza (i referti non sono gestiti e quindi letti dalle risorse umane dell’ASL) che per la sicurezza (viene azzerata la possibilità dell’errore umano in tutto il processo).