August 1st, 2014

ASL Pordenone

AZIENDA OSPEDALIERA PORDENONE

LA P.A. ALLA SFIDA DELLE NUOVE NORMATIVE SULLA SICUREZZA DEI DATI

AZIENDA OSPEDALIERA PORDENONE PROCESSA IN SICUREZZA DATI SENSIBILI E REFERTI MEDICI CON NEOPOST

Il Gruppo Neopost è una multinazionale francese, quotata al Premier Marché di Euronext Parigi e leader in Europa e nel mondo nella fornitura di soluzioni avanzate per la gestione della corrispondenza e dei documenti, dai processi di affrancatura e imbustamento fino alla gestione della logistica.

Neopost Italia, presente sul territorio nazionale dal 1998, fornisce in questo settore soluzioni complete. Grazie a un’offerta combinata di prodotti (affrancatrici, imbustatici, bilance postali, piegatrici, apribuste, distruggi documenti, materiali di consumo), di software e di servizi avanzati per la postalizzazione on e off line, gestione logistica e tracciabilità, Neopost rappresenta l’unico consulente globale per la corrispondenza e la gestione della logistica in Italia.

Guidata da Simone Rizzo, Amministratore Delegato, Neopost Italia è leader nei settori delle imbustatici e delle affrancatrici, con una quota di mercato, rispettivamente, del 56% e del 52%. 

Dalla sede principale di Rho (MI), nella quale operano 71 dipendenti, Neopost Italia fornisce servizi di assistenza ai clienti e coordina una rete commerciale e tecnica, operativa su tutto il territorio italiano attraverso la sue filiali dirette e la propria rete di rivenditori.


L’AZIENDA OSPEDALIERA E LE ESIGENZE DI GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ESAMI E PRENOTAZIONI DEI PAZIENTI

Dal 1° gennaio 1996 l’Ospedale di Pordenone è un’azienda autonoma di rilievo regionale, comprendente anche una parte dell’Ospedale di Sacile, che eroga, in regime di ricovero (ordinario, day hospital e day surgery) e ambulatoriale, servizi e prestazioni di diagnosi, cura e riabilitazione delle patologie acute che rientrano in tutte le principali specialità.

 

L’Azienda Ospedaliera di Pordenone opera secondo obiettivi generali definiti dalle disposizioni regionali. Il compito è quello di definire, monitorare ed attuare gli obiettivi di riorganizzazione, di attività e qualitativi, coerenti al miglioramento complessivo dell’offerta di servizi e prestazioni. Per questa ragione l’efficienza operativa e di servizio è richiesta nella stessa mission dell’azienda che ogni giorno cerca di migliorarsi pur trovandosi di fronte, alcune volte a novità normative che inizialmente ne rallentano l’operatività.  Nello svolgimento delle proprie funzioni di servizio alla comunità, alla fine del 2006 due fattori hanno improvvisamente generato un’importante mole di lavoro aggiuntivo agli operatori (14 di cui 9 agli sportelli e 5 di back office) normalmente dedicati al servizio e al contatto con i clienti/pazienti: il primo, l’introduzione delle normative sulla privacy relative alle informazioni del paziente e agli esami sanitari il secondo, il nuovo modello organizzativo regionale che imponeva la trasmissione dei documenti a tutti i clienti/pazienti che ne facevano espressa richiesta. 

Questi fattori hanno generato un overflow di lavoro che ha causato l’occupazione di 3 addetti full time impegnati nella selezione e nell’imbustamento documenti, per trattare con attenzione 600 buste al giorno. L’azienda Ospedaliera di Pordenone ha quindi deciso di liberarsi di questo carico così gravoso di lavoro - non connesso alle professionalità specifiche del personale - che toglieva tempo per il servizio alla comunità - rivolgendosi al n°1 in Italia nelle soluzioni per la gestione della corrispondenza, Neopost.


IMBUSTATRICI E PRINTMACHINE – IL SOFTWARE FLESSIBILE - PER LIBERARE IL TEMPO DI PERSONALE QUALIFICATO

Con un’analisi mirata delle esigenze specifiche dell’Azienda Ospedaliera, Neopost ha messo a disposizione del laboratorio analisi e dell’ufficio prestazioni 2 velocissime imbustatici, la Ds-70 e la Ds-62, e un potente software di output management: Printmachine, in grado di garantire la massima qualità con un alto grado di flessibilità nel trattamento grafico dei dati. Il sorprendente risultato è stato quello di passare a un carico di lavoro di ca 15-30 minuti, gestibile da 1 persona per ufficio. Inoltre le comunicazioni che vengono gestite dall’ufficio prestazioni recano stampato un codice a barre che consente il pagamento delle prestazioni alle casse automatiche senza dover fare lunghe file agli sportelli.

L’imbustatrice Neopost DS-70 è la soluzione perfetta per un ufficio o mailroom che deve imbustare fino a 40.000 buste/mese. Con un intuitivo schermo a sfioramento tutti possono usare la DS-70 senza difficoltà e con il sistema load'n Go non è richiesto l'intervento di un esperto. Per gestire grandi volumi di imbustamenti non occorre far altro che caricare i documenti e le buste e premere il pulsante per avviare la macchina. La DS-70 regola automaticamente tutte le impostazioni salvandole poi in memoria. Grazie al brevetto Powerfold® è possibile piegare fino a sei 6 fogli con piegatura tripla e fino a 8 pagine con piegatura singola: un risultato di rilievo e completamente automatico. L’Azienda Ospedaliera deve infatti gestire da un minimo di 2 fogli per lettera ad un massimo di 6.

Il software Printmachine consente di sfruttare al massimo il lavoro delle imbustratrici situate in 2 dipartimenti separati aggiungendo un’ulteriore ottimizzazione di processo: la facile interazione di diversi database per generare un foglio a dati variabili (nomi-indirizzi-testi specifici ma anche differenze di impaginazione e di grafica), cioè la possibilità di personalizzare documenti il cui contenuto è diverso da copia a copia, utilizzando qualsiasi delle informazioni relative al destinatario contenute in un database, immagini comprese. Tale applicazione  si è rivelata particolarmente utile per la Azienda Ospedaliera di Pordenone che, ad esempio, di frequente si trova a gestire il cambio di indirizzo dei propri clienti. La rapidità con la quale i suoi impiegati riescono a modificare e a inserire questo tipo di informazioni, ha avuto un impatto positivo sul servizio offerto al cliente in termini di efficacia e tempestività della consegna, ma non solo. Printmachine, infatti, garantisce massima precisione nella gestione dei dati: il software è in grado di individuare tutti i tipi di documento, raggrupparli e associarli al loro esatto destinatario, scongiurando così ogni rischio dovuto all’errore umano. Un codice OMR (Optical Marker Reader) univoco identifica con sicurezza ogni documento, il tutto in vista di un assoluto rispetto della privacy, fattore considerato fondamentale in settori sensibili come quello sanitario.  La flessibilità del layout era uno dei requisiti richiesti dall’Azienda Ospedaliera di Pordenone che è felice di aver trovato in Printmachine una soluzione veramente efficace. Con Printmachine anche gli esami di laboratorio possono essere utili strumenti di comunicazione al pubblico (per comunicazioni di servizio, orari, informazioni su cambi di modalità operative, etc.).

Tutto questo si traduce concretamente per L’Azienda Ospedaliera di Pordenone in un aumento di disponibilità del personale verso le funzioni più proprie ed allo stesso tempo, ciò che conta di più, un valore per il cittadino: sicurezza dei dati, velocità di ricezione delle informazioni, comunicazioni personalizzate, possibilità di pagare alle casse automatiche, in qualunque momento, le prestazioni sanitarie.

Con Neopost, l’efficienza di una Asl diventa qualità per il cittadino.